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1 février 2013 | Interview 

Quatre questions à Michèle Andurand

Michèle Andurant est directrice de l’État civil à la mairie de Melun (77).
Les expérimentations en matière d’échange de données d’état civil entre mairies et État sont en cours dans trente-cinq communes de Seine-et-Marne (77), via le dispositif de communication électronique des données de l’état civil (COMEDEC). Comment une telle expérimentation est-elle vécue au niveau d’un service d’état civil ?
Voici le témoignage de Michèle Andurand, directrice de l’État civil de la ville de Melun, commune de quelque 40 000 habitants qui s’est portée volontaire.

Pouvez-vous nous rappeler les grands principes de COMEDEC ? 
COMEDEC est un projet de dématérialisation des échanges de données d’état civil, mené par le ministère de la Justice et des Libertés, mis en place voici deux ans par l’Agence nationale des titres sécurisés (ANTS)*. Ses objectifs : apporter une solution fiable de vérification dématérialisée des données d’état civil, simplifier les démarches administratives des usagers en leur évitant de fournir leur extrait de naissance, par exemple lors d’une demande de passeport ou à leur notaire à l’occasion du règlement d’une succession, mais aussi lutter contre la fraude documentaire.
La vérification électronique des données d’état civil peut donc faire l’objet de demandes de la part de notaires, de préfectures et d’organismes sociaux. Toutefois, pour l’heure, seuls les notaires volontaires et les préfectures participent à cette phase pilote, d’expérimentation, qui a commencé le 18 juin 2012 dans les trente-cinq communes volontaires de Seine-et-Marne ayant signé un contrat de partenariat avec l’ANTS, des communes dont la variété de taille et de situation permet de réunir de façon la plus exhaustive possible les cas qui peuvent se rencontrer sur le terrain : grandes ou petites communes, données numérisées ou pas, etc.
Comment, concrètement, se fait la mise en œuvre de ce dispositif à Melun ? 
Nous récupérons les demandes d’actes issues des notaires et des préfectures via un progiciel qui nous permet aussi de dialoguer avec la plate-forme COMEDEC. Après vérification des données, grâce à un système de synchronisation permettant de comparer les informations contenues dans la demande et celles disponibles dans notre base de données numérisées, nous envoyons la réponse.
Du point de vue de l’organisation de votre service, de la gestion du temps, COMEDEC apporte-t-elle un plus ? 
Non, pendant la période d’expérimentation, nous devons consacrer plus de temps au traitement des demandes d’actes, dans la mesure où nous sommes contraints de tout effectuer en parallèle, en double. Nous continuons de recevoir les demandes d’actes de façon traditionnelle tout en traitant les demandes COMEDEC. Pendant la période test, nous sommes, en quelque sorte, sollicités deux fois pour une même demande.
Concrètement, COMEDEC mobilise quotidiennement une personne à raison d’une demi-journée. Nous sommes en effet une mairie de naissances, nous devons donc traiter un nombre considérable d’actes de naissance. Il nous faut vérifier, par exemple, qu’il n’y a pas eu d’erreur lors de la numérisation des quelque 102 000 actes de naissance, de mariage et de décès que nous avons effectuée. De plus, nous devons réintégrer une à une toutes les mentions apposées en marge des 102 000 actes numérisés.
Mais, dès que la phase d’expérimentation sera terminée, nous ne recevrons plus que la demande COMEDEC. Alors, les réponses seront immédiates, il n’y aura plus de dépenses d’enveloppes ni d’affranchissement, plus de courriers en transit, au risque d’être interceptés en vue de fraudes par exemple. Au final, nous pouvons attendre de la généralisation de ce dispositif un triple gain : de temps, d’argent et de sécurité.
Quels sont vos liens de partenaire avec l’ANTS ? Quelle aide recevez-vous de sa part et quels retours peut-elle attendre de vous en termes d’efficience de l’outil COMEDEC ? 
L’ANTS est très à l’écoute, très disponible, prête à intervenir, y compris en se déplaçant à la mairie ou en contactant notre fournisseur de logiciel si elle l’estime nécessaire. De notre côté, quand nous repérons une anomalie, nous procédons par exemple à une capture d’écran que nous lui transmettons, en lui signalant que nous avons identifié tel ou tel type de difficulté, de dysfonctionnement. Après signalement d’un problème à l’ANTS et à notre fournisseur de logiciel, ce dernier y remédie et nous adresse ensuite des mises à jour.
Propos recueillis par Guy Malherbe