« Comedec représente un changement total de philosophie et de méthode de travail pour les services d’état civil »

Comment s’est passée l’adhésion de votre collectivité au dispositif Comedec ?

Si le dispositif Comedec a été initié par l’État dès 2011, il ne faisait pas partie des préoccupations de la plupart des collectivités territoriales. Lorsque l’échéance du 1^er novembre 2018 est devenue une obligation légale, les communes concernées ont dû se mettre rapidement en ordre de marche.

Il fallait que l’ensemble des actes d’état civil soient indexés pour pouvoir être transmis de manière dématérialisée aux préfectures via la plateforme Comedec d’ici le 31 décembre 2018. Or, à Montpellier nous avions 740 000 actes qui étaient scannés, mais non indexés. Remplir une fiche d’indexation prend environ 20 minutes, cela représentait donc un travail de titan ! Nous avons anticipé ce travail au maximum en réalisant un ciblage sur les actes les plus demandés. Nous avons fait appel à une société privée pour effectuer ce travail. Mais cela s’est avéré une source d’erreurs trop nombreuses. Nous avons donc recruté des juristes : 3 agents à temps plein dont les missions étaient entièrement consacrées à ce travail. Au 31 décembre 2018, 150 000 actes étaient déjà indexés. Un an après, nous en étions à 185 000 et aujourd’hui nous sommes à plus de 236 700 actes d’état civil indexés. Cette augmentation importante s’explique notamment par le fait que, depuis le 1^er novembre 2019, les notaires peuvent également transmettre leurs demandes d’actes de naissance, décès ou mariage via la plateforme Comedec.

Quel est, selon vous, l’intérêt de Comedec ?

L’objectif de Comedec est de permettre l’échange dématérialisé et sécurisé de données d’état civil entre les destinataires des données d’état civil (préfectures pour les dossiers de CNI et passeports ainsi que les notaires) et les dépositaires de ces données (mairies et service central d’état civil de Nantes). L’intérêt est donc de garantir la sécurité des données échangées et de lutter contre la fraude documentaire concernant notamment les cartes d’identité et les passeports.

La procédure de sécurisation mise en place par l’Agence nationale des titres sécurisés (ANTS) est très stricte. Les agents des services d’état civil ayant le droit d’accéder à la plateforme sont déclarés auprès de l’ANTS et disposent d’une carte dont les droits sont gérés par le référent Comedec du service (ici par exemple, c'est moi-même, le chef de service). La transmission des actes doit être validée par une signature électronique, avec un code spécifique, qui peut être uniquement réalisée par un fonctionnaire titulaire.

Au-delà de l’aspect sécurité, la transmission de ces données par voie électronique représente aussi une simplification administrative pour l’usager qui n’a plus à se procurer lui-même son acte d’état civil pour une demande de passeport ou de carte d’identité.

Quelles ont été les conséquences de la mise en place de cet outil sur votre service ?

La première conséquence est bien entendu visible sur l’organisation du travail avec une charge supplémentaire importante à absorber : nous recevons chaque jour une centaine de demandes de transmission d’actes de la part de la préfecture et entre 350 et 400 de la part des notaires. Cela s’est traduit chez nous par la création de cinq postes supplémentaires depuis le raccordement à la plateforme Comedec. Ces créations de postes s’accompagnent d’une montée en compétence des officiers d’état civil, car l’indexation des demandes au jour le jour et des actes plus anciens est un travail pointu. C’est un changement total de philosophie et de méthode !

Avec l’arrivée des notaires dans le flux Comedec, certaines communes n’ont toutefois pas réussi à faire face à l’afflux de demandes d’actes dématérialisés et ont dû faire marche arrière pour sortir du dispositif. Il va ainsi falloir plusieurs années aux services d’état civil pour absorber la charge de travail engendrée par l’échange dématérialisé de ces données.