L’état civil dans les communes nouvelles, obstacle ou simplification ?

Deux possibilités coexistent, rendant le droit applicable assez clair en apparence : soit la commune nouvelle ne compte pas de communes déléguées et elle assure de façon centralisée son état civil, soit elle compte des communes déléguées et dans ce cas, un régime particulier s’applique. Dans les faits, l’immense majorité des communes nouvelles donnent un statut de communes déléguées à celles qui les ont formées. Seules neuf communes nouvelles créées en 2015 ont choisi une fusion complète. Lorsque les communes décident de demeurer sous la forme de communes déléguées, l’article L. 2113-11 du Code général des collectivités territoriales dispose que « la création au sein d'une commune nouvelle de communes déléguées entraîne de plein droit pour chacune d'entre elles : 1° L'institution d'un maire délégué ; 2° La création d'une annexe de la mairie dans laquelle sont établis les actes de l'état civil concernant les habitants de la commune déléguée. » L’instruction générale relative à l’état civil (IGREC) est aussi applicable, comme l’a expliqué la Chancellerie dans une lettre du 28 décembre 2015. Les rubriques 85 à 86-1 notamment, qui laissaient entendre, du fait de leur rédaction, qu’ils ne s’appliquaient qu’aux communes fusionnées sous l’empire de la loi Marcellin de 1971, sont utilisables dans le cadre des communes nouvelles. Les rubriques 86 et 86-1 s’avèrent particulièrement utiles en apportant des réponses sur l’intitulé des communes déléguées dans les actes. Restent des questions pratiques auxquelles ni le législateur ni le pouvoir réglementaire n’a explicitement prévu de réponses : Quid du code INSEE ? Qui détient et relie matériellement les registres ? Forte des réponses apportées par l’INSEE, l’Association des maires de France (AMF) a publié une note permettant de faire le point. Outre la possibilité de célébration du mariage par le maire délégué dans la mairie de la commune déléguée, la tenue des registres est clarifiée. Le nom de la commune déléguée et celui de la commune nouvelle devront apparaître sur les actes. Si cela n’entraîne pas l’obligation de reprendre les actes antérieurs au regroupement, la délivrance d’extrait d’un acte antérieur au regroupement se pliera à ces exigences.Suivant le principe retenu par l’article L. 2113-11 du CGCT, les communes déléguées détiennent, relient et archivent les registres d’état civil, comme le font d’ailleurs les mairies d’arrondissements ou de secteurs de Paris, Marseille et Lyon. Les rapports avec l’INSEE sont également modifiés. La création d’une commune nouvelle entraine la disparition juridique des communes fondatrices, qui perdent leur numéro INSEE. L’institut ayant précisé à l’AMF que le numéro de la commune nouvelle est celui de la commune qui accueille la mairie de la nouvelle commune (désignée comme « chef-lieu »), la question s’est posée du service de la commune nouvelle compétent pour échanger de manière dématérialisée avec l’INSEE. Tout dépend en réalité de l’organisation retenue. S’il existe un service dédié à l’état civil dans chaque commune déléguée, celui-ci transmet les données à l’INSEE en utilisant le code de la commune nouvelle. Si le service est centralisé (les communes déléguées ne servant que de guichet unique en la matière), la même règle s’applique. Ces « obstacles » levés, les habitants et usagers de l’état civil peuvent sans crainte s’adresser au service compétent, qu’il siège dans l’ancienne mairie, une autre mairie déléguée ou la mairie du chef-lieu ! Sources :

• CGCT, art. L. 2113-11
• IGREC, nos 85 à 86-1
• Lettre du ministère de la Justice, 28 déc. 2015, concernant les lois n^os 2010-1563 du 16 décembre 2010 de réforme des collectivités territoriales et 2015-292 du 15 mars 2015 relative à l’amélioration du régime de la commune nouvelle – précisions quant aux règles relatives à l’état civil