Numérisation des registres d’état civil et règles de consultation : les précisions du ministère de la Culture

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Auteur de deux questions parlementaires, Jean-Louis Masson a attiré l’attention de différents ministres au sujet de la numérisation des registres d’état civil. C’est le ministère de la Culture et de la Communication qui y a répondu le 8 octobre 2015.

Dans sa première question, le sénateur met en avant le fait que certains départements n’ont pas encore procédé à la numérisation des registres d’état civil. Ainsi, il demande si une action ne pourrait pas être engagée pour que cette numérisation soit généralisée et « s’il serait possible de recommander la numérisation du second exemplaire du registre qui est détenu par les communes lorsque le département ne possède pas le premier exemplaire. Dans sa réponse, le ministère de la Culture et de la Communication précise alors que la majeure partie des départements ont aujourd’hui numérisé les registres paroissiaux et d’état civil anciens de plus de 100 ou 120 ans qu’ils détiennent. Il précise également que ces programmes de numérisation relèvent de la propre initiative des départements. Quant à la question de la numérisation du second exemplaire, il précise que « si ces départements n’ont pas encore numérisé leurs collections d’actes paroissiaux et d’état civil, ils disposent en revanche de microfilms pour une grande partie de celles-ci ». En outre, le deuxième exemplaire des registres d’état civil est confié au greffe du tribunal de grande instance et, passé un délai de 75 ans minimum, il est conservé par les services départementaux d’archives. Ces derniers « conservent également une partie des registres des communes, lorsque celles-ci leur ont déposé tout ou partie de leurs archives anciennes en application des articles L. 212-11 et L. 212-12 du Code du patrimoine ». C’est donc en premier lieu sur la collection des microfilms que portera le programme de numérisation, puis à défaut sur la collection des greffes des tribunaux et enfin « l’exemplaire communal est numérisé s’il comble une lacune de ces collections, lorsqu’il est déposé au service départemental d’archives ». Il est toutefois rappelé que « le ministère de la Culture et de la Communication ne peut que recommander l’application stricte de l’article L. 212-11 du Code du patrimoine qui prévoit le dépôt, aux archives départementales, des registres de l’état civil de plus de 150 ans et des autres archives anciennes des communes de moins de 2 000 habitants. Le dépôt des registres de l’état civil peut même intervenir dès l’expiration du délai de 120 ans, ces documents n’ayant alors plus d’utilité administrative ». Dans la seconde question, le sénateur met en exergue que nombre de départements sont en train de numériser les registres d’état civil mais que leur consultation est subordonnée à une certaine ancienneté pour ne pas porter atteinte à la vie privée des personnes. Cependant, il demande « si, sans communiquer au public les actes d’état civil, un département peut numériser et rendre accessibles au public les tables décennales récentes ». En réponse, le ministère de la Culture et de la Communication met en avant les diverses dispositions qui régissent la communication des archives. Il rappelle que, selon l’article L. 213-2 du Code du patrimoine, les actes de décès sont immédiatement communicables et que les actes de naissance et de mariage ne le sont qu’au terme d’un délai de 75 ans. Quant aux tables décennales, elles sont immédiatement communicables. Mais la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) a considéré que ces dispositions ne s’appliquent pas à la diffusion de ces documents sur Internet. En ce sens, elle a pris une autorisation unique (AU 029 du 12 avril 2012) dans laquelle elle impose un délai de 25 ans pour la mise en ligne des actes de décès et de 100 ans pour celle des actes de naissance et de mariage. Ce délai peut être réduit à 75 ans lorsque les mentions marginales sont occultées. La CNIL n’ayant pas apporté de précisions quant à la mise en ligne des tables décennales, le ministère raisonne par analogie et applique ces mêmes délais de 25 ans pour les pages indexant les décès et de 75 ans pour celles qui relèvent les naissances et les mariages. Il précise pour finir que « pour en faciliter l’accès au sein des mairies, les tables décennales peuvent toutefois être numérisées sans délai et consultées sur un Intranet ». Sources :