Tables annuelles et décennales : un statut différent des actes d’état civil

1. La conception des tables annuelles et décennales

« Il est établi, tous les ans, dans chaque commune, un tableau alphabétique des actes de l'état civil. À l'aide des tables annuelles, il est établi tous les dix ans une table alphabétique pour chaque commune  » (D. n° 51-284, 3 mars 1951, art. 1).

Chaque année, au mois de janvier, les communes sont donc dans l’obligation de créer, le plus souvent à partir de leur application informatique, une liste des naissances, mariages et décès, faisant figurer le nom, le(s) prénom(s) et la date d’évènement, le numéro de l’acte, le tout classé par ordre alphabétique. Pour les mariages, le classement fera apparaître deux fois le même acte aux noms des deux époux. Selon le type d’acte, pourront également être inscrites des abréviations permettant de mettre en évidence une transcription de jugement ou une déclaration de changement de nom. Au bout de dix ans, ces listes sont reprises pour constituer les tables décennales. « Les tables décennales sont dressées par les officiers de l'état civil dans les six premiers mois de la onzième année. Elles sont établies séparément les unes à la suite des autres : pour les naissances, pour les mariages […], pour les décès. Elles ne doivent comporter qu'un nom par ligne  » (D. n° 51-284, 3 mars 1951). La période de la Seconde Guerre mondiale marque une interruption dans ces dernières entre 1943 et 1953. La reprise se fait alors sur les années en « 3  » et en « 2  » telle que la dernière table effectuée pour les années 2003/2012.

La particularité des tables annuelles de naissance réside dans l’adjonction des naissances, dites « hors commune  ». Il s’agit alors d’insérer, par ordre alphabétique, le nom des enfants nés dans une ville différente de la commune de résidence des parents au moment de la naissance. Le nom de la commune de naissance sera d’ailleurs indiqué, voire souligné. « À cet effet, l'officier de l'état civil qui a reçu l'acte de naissance ou de reconnaissance en avisera, dans les trois jours, l'officier de l'état civil du lieu du domicile. Les avis, qui indiqueront les prénoms, nom, date et lieu de naissance de l'enfant, seront conservés jusqu'à l'établissement de la table annuelle  » (D. n° 51-284, 3 mars 1951). L’agent devra donc veiller tout au long de l’année à collecter et classer ces avis de naissance envoyés par les communes de naissance afin de compléter la table en fin d’année.

La présentation des noms peut aujourd’hui poser question eu égard au nom d’usage. L’IGREC précise que pour faciliter les recherches, les tables annuelles de décès peuvent comporter le nom d’usage (sur une seconde ligne) des femmes mariées, veuves ou divorcées au moment du décès. Avec la réforme du mariage pour tous, il pourrait être ajouté le nom d’usage de l’époux ou de l’épouse.

2. L’actualisation et la consultation des tables

Comme les actes d’état civil, l’actualisation peut avoir un effet sur le nom de la personne concernée. Aussi, ce changement doit être apporté soit informatiquement au cours de l’année non terminée, soit si le changement est ultérieur, de manière manuscrite sur les tables annuelles comme décennales. Ces modifications devront être apportées en cas de déclaration conjointe de changement de nom, rectification de nom de famille, de prénom, d’un jugement déclaratif ou encore de la réparation d’une omission au moment de l’établissement de la table. L’ajout d’une ligne peut être alors nécessaire pour insérer un nom. Ces opérations nécessitent de la rigueur pour avoir le réflexe, au-delà de l’acte, de modifier la table en fin de registre. Il doit être signalé que ces modifications ne seront pas apposées sur le jeu déjà détenu par le tribunal de grande instance. Le seul outil de recherche fiable est donc celui de la mairie.

Les tables annuelles sont confectionnées en double exemplaire (un jeu conservé en mairie, un jeu pour le tribunal) soient sur un papier timbré, soit sur un papier neutre et résistant d’un même format que les actes. Elles doivent être reliées. L’emplacement des tables annuelles peut se situer en fin de registre après la clôture de ce dernier. Elles peuvent également être situées en fin de volume lorsqu’il y a plusieurs tomes pour une année. Une table générale devrait alors être reconstituée de préférence en un volume à part. Il convient en effet de rappeler que si les actes de décès sont consultables et communicables sans délai, il n’en est pas de même pour les naissances et les mariages. Or, les tables annuelles comme décennales sont consultables par toute personne dès leur clôture depuis la loi du 15 juillet 2008. Si ces tables font partie du même registre que les actes, cela signifie qu’il faut surveiller leur mise à disposition pour consultation afin d’éviter toute tentation d’aller feuilleter des actes de moins de 75 ans, confidentiels et accessibles à une liste très restreinte de personnes.

Si les tables fournissent des informations intéressantes pour situer une personne grâce à son état civil, il est constaté que les règles de tenue et de mise à jour peuvent apparaître confuses et que l’usage des abréviations diverses ou des modifications sans contrôle, contraires à l’esprit des règles relatives à la rédaction des actes, ne rendent pas toujours aisée leur utilisation et peuvent altérer leur fiabilité.

Sources :

• Décret n° 51-284 du 3 mars 1951 relatif aux tables annuelles et décennales de l'état civil
• Loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives