Peut-on utiliser des feuillets en surplus pour compléter un registre ?

L’établissement des actes de l’état civil et des registres qui les contiennent est prévu par le décret n° 2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l’état civil.

Les actes sont établis sur des feuillets mobiles tenus en double exemplaire qui sont ensuite reliés en registres. Le maire peut également décider que les actes soient inscrits directement sur des registres déjà reliés mais cela peut s’avérer contraignant en cas d’erreur. En effet, lorsqu’ils ne sont pas reliés, les feuillets peuvent alors être remplacés.

Les feuillets, commandés auprès de l’Imprimerie des timbres-poste et de valeurs fiduciaires basée à Périgueux, sont numérotés et doivent être utilisés dans les registres dans l’ordre de leur numérotation. La première page d’un registre est réservée au procès-verbal d’ouverture dressé par le maire ou par l’officier d’état civil délégué.
Le procès-verbal doit indiquer les numéros des feuillets contenues dans le registre ouvert et ceux des feuillets composant le deuxième exemplaire du registre.

Le premier acte du registre peut valablement être inscrit au verso de cette page d’ouverture. Cette méthode évite ainsi d’avoir une page vierge non utilisée. Les actes sont ensuite inscrits dans l’ordre chronologique de leur établissement.

À la suite du dernier acte, l’officier de l’état civil procèdera à la clôture du registre. Il y sera indiqué le nombre d’actes qui y sont contenus.

Si en cours d’année, l’officier de l’état civil s’aperçoit qu’il manque des feuillets dans un de ses registres, il peut en ajouter en puisant dans le surplus de l’année en cours ou des années précédentes même s’il ne s’agit pas de la même série numérotée.

Il devra mettre à jour l’ouverture des registres en indiquant la référence des feuillets ajoutés.