Ouvrir un bureau état civil à la maternité : une démarche innovante

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La décentralisation d’un bureau état civil dans les maternités est en pleine expansion puisque plusieurs villes comme Lyon, Nantes ou encore Angers se sont déjà lancées dans cette organisation novatrice. Ce projet s’articule autour de deux enjeux majeurs : la sécurisation des actes et l’amélioration de la qualité du service public.Ainsi, au regard d’une réglementation en matière de dévolution du nom de famille de plus en plus complexe et qui plus est, en constante évolution, le délai de déclaration de naissance de trois jours [NDLR : ce délai est de cinq jours dorénavant] est contraignant. En effet, les situations familiales complexes et une méconnaissance des règles de filiation par les parents nécessitent, pour les officiers d’état civil, d’analyser chaque cas. Ils doivent parfois mener une vraie enquête pour obtenir les informations à consigner dans les actes de naissance. D’ailleurs, ils ont parfois besoin de plusieurs jours pour vérifier ou confirmer les éléments fournis par les familles et se retrouvent donc dépendants des maternités pour obtenir ou transmettre des informations. Cette situation peut entraîner des erreurs sur les actes qui sont préjudiciables aux parents et aux officiers d’état civil. C’est pourquoi une réelle réflexion doit être menée, d’une part, sur l’accessibilité du service public pour répondre aux préoccupations des usagers et apporter une réponse claire et rapide et, d’autre part, faciliter le travail quotidien des officiers d’état civil. La démarche d’ouverture d’un bureau état civil dans une maternité s’inscrit donc dans ces perspectives. Cependant, cette décentralisation reste un projet complexe qui demande, tout d’abord, de mener une réflexion à différents niveaux (1), puis de formaliser le projet par le biais d’une convention entre la commune et l’hôpital (2).

1. Une étude complexe

Avant d’entreprendre ce projet, il convient d’effectuer un état des lieux de l’existant afin de définir les besoins.La commune doit donc au préalable éditer un tableau de bord de ses activités afin de déterminer le nombre de déclarations de naissance, de reconnaissances, d’enfants sans vie mais également le nombre de demandes de rectification reçues. En effet, cette dernière indication est d’autant plus importante que la décentralisation du bureau état civil a pour objectif de les diminuer. Ensuite, une immersion dans le quotidien des officiers d’état civil est nécessaire pour déterminer les situations complexes qu’ils rencontrent afin d’évaluer, d’une part, si ces dernières seraient diminuées par un service de proximité et, d’autre part, le temps nécessaire pour les résoudre au quotidien.Ce travail préalable est d’autant plus important qu’il va permettre de porter le projet auprès du procureur de la République et des élus.

1.1. L’autorisation du procureur et des élus

La loi du 17 mai 2013 ouvrant le mariage aux couples de personnes de même sexe rappelle, dans son article 2, que les officiers d’état civil exercent leurs fonctions sous le contrôle et la surveillance du procureur de la République qui est l’autorité supérieure en matière d’état civil. Aucune démarche relative à l’état civil ne peut donc être entreprise sans l’accord de ce dernier.Il convient donc de lui présenter la démarche ainsi que les motivations et d’obtenir son accord sur différents points :

  • l’établissement d’actes en dehors de la maison commune ;
  • la création de deux sections puisque les actes seront dressés en deux endroits distincts en mairie et au bureau état civil de la maternité ;
  • le déplacement des feuillets état civil en dehors de la mairie ;
  • la sécurité des lieux et des feuillets (procédures établies pour le stockage des documents vierges et le retour en mairie).

Différents échanges seront peut-être nécessaires entre le Parquet et la commune pour aboutir à ces accords.Outre cette validation du procureur de la République, ce projet doit également être présenté et proposé au maire en tant qu’officier de l’état civil et responsable de l’organisation de l’état civil au sein de sa commune. Il doit enfin être porté politiquement puisqu’une telle modification dans l’organisation des services nécessite la rédaction d’une délibération qui doit être validée par le conseil municipal. Ces deux étapes validées, l’étude sur les moyens à mettre en œuvre peut se poursuivre.

1.2. Les moyens à allouer

Ces étapes vont permettre de déterminer la faisabilité technique du projet. Tout d’abord, une prise de contact avec l’éditeur du logiciel état civil est nécessaire pour déterminer la marche à suivre pour l’instauration de deux sections permettant de rédiger les déclarations à deux endroits. Ainsi, la commune sera en possession de quatre registres de l’année en cours : deux en mairie (jeu de la mairie et jeu du procureur) et deux à l’hôpital (jeu de la mairie et jeu du procureur). Cette étape doit se poursuivre par un travail avec les partenaires tels que l’INSEE, le bureau d’hygiène ou encore les impôts pour lesquels des données informatiques sont transmises à chaque déclaration. Leur logiciel devra donc être mis à jour pour supporter l’arrivée de deux canaux d’informations de même nature (naissances et décès) provenant de la même commune. Il est évident que ces échanges informatiques devront transiter par un réseau sécurisé, il faudra donc vérifier cet impératif avec l’hôpital. Une autre phase indispensable, qui peut être longue et engendrer des rencontres fréquentes entre les agents hospitaliers et la commune, est la mise au point organisationnelle et la gestion du personnel. En effet, cette décentralisation va apporter des modifications dans le quotidien des officiers d’état civil qui travailleront dans un environnement différent et géographiquement éloigné de leur administration (ces modifications devront d’ailleurs être intégrées dans les fiches de poste). Il est donc important d’associer les officiers d’état civil à ce projet et de prévoir, afin d’instaurer un climat de confiance, des sessions du type « vis ma vie » au cours desquelles les officiers d’état civil partagent le quotidien des agents hospitaliers et inversement. Enfin, il ne faut pas oublier l’aspect « sécurité » du dispositif qui passe par le choix d’un local, situé au cœur de la maternité, sécurisé et assez grand pour accueillir les agents, les parents et stocker le mobilier, le matériel et les fournitures nécessaires à l’activité de ce bureau état civil. Au regard de la complexité du projet, un groupe de travail dédié pourra être créé afin de faire se rencontrer les différents acteurs intervenant sur ce projet et de travailler sur la rédaction de la convention qui liera l’hôpital et la commune.

2. L’élaboration et la signature d’une convention entre la mairie et l’hôpital

La convention est un moyen de formaliser le partenariat ainsi établi entre la mairie et l’hôpital abritant la maternité.Elle doit être claire, complète et définir les obligations de chacune des parties. L’hôpital doit s’engager à fournir les locaux ; la question de l’aménagement (mobilier par exemple) et des charges inhérentes à ce local (fluides, entretien, consommations téléphoniques) doit être traitée en amont pour éviter toute situation de blocage matériel et la décision doit être inscrite dans la convention. La mairie, quant à elle, doit prévoir non seulement le matériel nécessaire au bon fonctionnement de son équipe municipale, mais aussi une sensibilisation de ses agents quant au respect des consignes du personnel soignant concernant les normes d’hygiène et de sécurité. Il est évident que le devoir de réserve et de discrétion auquel sont soumis les officiers d’état civil devra également leur être rappelé à l’aune de leur présence dans un lieu où des informations sur la santé des patients peuvent leur être communiquées. En outre, cette convention doit énumérer les missions qui sont confiées aux officiers d’état civil et l’organisation pratique du bureau décentralisé : jours et horaires d’ouverture, nombre d’agents affectés par jour, mise en place d’un système de rendez-vous si nécessaire, planning lors des vacances scolaires, etc. Le texte prévoira également la souscription de la commune à une assurance concernant les biens immobiliers et mobiliers présents à l’hôpital, notamment concernant les incendies et les vols et à assurer ses agents.Le dernier volet peut traiter de la durée de la convention, ses modalités de renouvellement et de résiliation. Enfin, il est conseillé de prévoir, chaque année, un temps d’échange entre les cadres de la commune et ceux de l’hôpital afin de faire un bilan de l’activité et d’évaluer les pistes d’amélioration. Certes, l’ouverture d’un bureau état civil au sein d’une maternité est un projet de longue haleine qui nécessite de nombreuses études, vérifications et approbations. Mais une fois en place, les usagers sont nombreux à exprimer leur satisfaction et apprécient la disponibilité et l’expertise des agents sur le lieu même de la naissance de leur enfant.Ce dispositif a également la vertu de démontrer que les mairies sont encore, malgré les restrictions budgétaires, force de proposition pour améliorer la qualité du service public. Sources :

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