Décret n° 2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l’état civil : entre rappel de règles et adaptation aux nouvelles procédures et compétences

Ce décret est pris en application de la loi du 18 novembre 2016 de modernisation de la justice du XXIe siècle (loi J21), notamment en ce qui concerne le traitement automatisé en matière d’état civil, la publicité des actes de l’état civil ou la procédure de rectification des erreurs matérielles par l’officier d’état civil. Mais il reprend aussi d’anciennes dispositions relatives à la tenue et la gestion de l’état civil. Les dispositions relatives à l’établissement des actes, la tenue des registres et la publicité des actes entreront en vigueur le 1er novembre prochain, tandis que celles relatives à l’annulation et à la rectification des actes d’état civil sont d’application immédiate.

L’établissement des actes et la tenue des registres (application au 1^er novembre)

Le titre I du décret du 6 mai abroge les décrets n° 51-284 et n° 62-921 mais reprend la plupart de leurs dispositions, en introduisant les nouveautés suivantes.

Établissement et mise à jour des actes

Le décret rappelle que la date de l’événement dans un acte (naissance, mariage, décès…) doit être écrite en toutes lettres. Par contre, le jour et l’année de naissance des personnes mentionnées dans cet acte sont écrits en chiffres.

Concernant l’apposition des mentions, le nouveau décret précise que les mentions marginales relatives à un acte notarié comprennent, en outre, le nom, la qualité de l’auteur de l’acte, le lieu et le numéro « CRCPEN » de l’office notarial, numéro parfois oublié par les notaires dans leurs correspondances. Il n’est plus nécessaire, et cela est logique, d’inscrire le lieu d’apposition de la mention quand elle est apposée par l’officier d’état civil sur un acte dont il est dépositaire.

Enfin, les mentions et avis de mentions seront transmis par courrier ou par voie dématérialisée via COMEDEC.

Le traitement automatisé des données de l’état civil et la dispense d’établir un double registre

La dispense d’établir un double registre est accordée par le procureur, sur demande du maire présentée dans un délai de 2 mois précédant l’année de sa mise en œuvre. Ce dernier atteste que le traitement automatisé des données de l’état civil (art. 11) répond aux exigences de sécurité requises par l’article 12, à savoir : permettre un délai de mise à jour des données inférieur à 24 heures, être hébergé sur un site distinct de celui où sont tenus les registres des actes de l'état civil, être mis en œuvre sur des infrastructures conservées dans des locaux répondant à des conditions de sécurité et de sûreté adaptées et permettre le transfert du registre au service d'archives compétent. Le maire en informe aussi le directeur des archives compétent. Le procureur peut, à tout moment, procéder à un contrôle de conformité du dispositif de traitement et de son hébergement.

Tables annuelles et décennales

Alors que les tables annuelles étaient transcrites sur chacun des registres de l’état civil, elles devront désormais être établies dans un ou plusieurs registres distincts. Si elles sont établies dans un même registre, elles devront être classées comme suit :

• naissances, reconnaissances et adoptions ;
• mariages ;
• décès et actes d’enfant sans vie.

Publicité des actes de l’état civil (application au 1^er novembre)

La publicité des actes sera toujours réalisée par la délivrance de copies intégrales ou d’extraits mais aussi par la vérification sécurisée des données contenues dans ces actes.

Délivrance des copies intégrales et des extraits des actes

Le décret n° 2017-890 dispose que la demande de copies ou d’extraits d’acte est faite sur place, par courrier ou téléservice.

Il rappelle aussi le contenu des demandes d’actes, les conditions de délivrance des copies intégrales et d’extraits avec filiation et ajoute une petite nouveauté : les personnes liées par un PACS pourront obtenir la copie intégrale ou l’extrait avec filiation des actes de naissance et de mariage de leur partenaire dans les mêmes conditions que les conjoints mariés. Les copies et extraits pourront aussi être remis aux personnes disposant d’un mandat écrit.

La liste des personnes autorisées à obtenir une copie ou un extrait d’acte s’allonge aussi puisque le décret ajoute aux bénéficiaires actuels (procureur, greffier en chef du tribunal d’instance pour les certificats de nationalité et administrations publiques autorisées) les officiers d’état civil, les notaires et les généalogistes habilités et mandatés pour ces recherches. Les administrations, organismes, officiers d’état civil ne pourront normalement plus demander de copies intégrales ou d’extraits d’actes si les données contenues dans les actes peuvent être vérifiées par voie dématérialisée. Concernant les avocats, le décret du 6 mai indique clairement qu’ils peuvent uniquement obtenir la copie intégrale ou l’extrait avec filiation des actes que leur client est légalement fondé à demander.

Le décret n° 2017-890 apporte aussi une réponse aux questionnements, voire inquiétudes des officiers d’état civil qui doivent délivrer des copies d’actes de naissance d’enfants ayant fait l’objet d’une légitimation adoptive ou d’une adoption comportant rupture des liens avec la famille d’origine. La copie intégrale de l’acte de naissance de l’enfant délivré ne contiendra que les indications suivantes : jour, heure et lieu de la naissance, sexe ainsi que les nom et prénoms tels qu'ils résultent du jugement d'adoption, les prénoms, noms, date et lieu de naissance, profession et domicile du ou des adoptants. La copie intégrale de l’acte portant mention de l’adoption ne sera quant à elle délivrée qu’à l’adopté ou l’adoptant et sur autorisation du procureur de la République.

Enfin, en cas de mention de rectification d’une erreur ou omission matérielle relative au sexe, les copies délivrées n’en feront état que sur autorisation du procureur.

La vérification sécurisée des données à caractère personnel contenues dans les actes de l’état civil

Le décret n° 2017-890 reprend la majeure partie des dispositions du titre III du décret n° 62-921 (conditions de sécurité et de confidentialité, intégrité des informations échangées, identité de l’expéditeur…) et ajoute que l’OFPRA est aussi autorisé à mettre en œuvre la procédure de vérification.

Il rappelle que l'utilisation de la plate-forme d’échanges nécessaires à cette vérification est gratuite pour les communes, ainsi que les certificats électroniques fournis par l’agence nationale des titres sécurisés (ANTS).

Enfin, le décret complète les dispositions de la loi J21 concernant l’aide financière de l’État aux communes mettant en œuvre COMEDEC. À compter du 10 mai 2017, l’État s’engage pendant une période de 7 ans à verser annuellement une aide aux communes concernées. Celle-ci sera calculée au prorata des vérifications effectuées au profit des notaires et à partir d’un seuil minimal. Un arrêté du 31 mai 2017 relatif à cette participation financière de l’Etat précise que l’ANTS versera, à partir du 1^er juin 2018, une aide de 0,50 euro par vérification effectuée au profit des notaires (dès lors que ce montant sera égal ou supérieur à 500 euros), sur la base d’un état statistique, venant ainsi confirmer le fait que désormais les mairies seront tributaires de l’adhésion des notaires à COMEDEC. Or cette adhésion est payante pour les offices…

Dispositions de procédure civile (application immédiate)

La loi J21, en modifiant l’article 99-1 du Code civil, a aussi confié à l’officier d’état civil la rectification de certaines erreurs ou omissions purement matérielles. Le décret du 6 mai vient enfin mettre à jour le Code de procédure civile et précise notamment les erreurs ou omissions que pourra rectifier l’officier d’état civil :

1° l'erreur ou l'omission dans un acte de l'état civil dont la preuve est rapportée par l'acte de naissance de l'intéressé, de son parent ou de toute autre personne désignée dans l'acte en cause, lorsque l'acte de naissance est détenu par un officier d'état civil français ;

2° l'erreur ou l'omission portant sur une énonciation ou une mention apposée en marge d'un acte d'état civil, à l'exception de celles apposées sur instruction du procureur de la République, lorsque la preuve de l'erreur ou de l'omission est rapportée par la production de l'acte, de la déclaration ou de la décision qu'il mentionne ou qu'il a omis.

Par exception :

a) l’erreur ou l'omission figurant dans un acte de mariage ne peut être rectifiée que sur production des pièces versées au dossier de mariage,

b) l'omission dans l'apposition d'une mention est réparée par un nouvel envoi de l'avis de mention ;

3° une mention apposée à tort en marge d'un acte de naissance, lorsque l'officier d'état civil détient l'acte à l'origine de la mention ;

4° l'erreur dans le domicile ou la profession mentionnée dans un acte d'état civil sur production de pièces justificatives ;

5° l'erreur portant sur la date de naissance ou de décès dans un acte d'état civil, sur production d'un certificat d'accouchement ou de décès ;

6° l'erreur relative à l'officier d'état civil ayant établi l'acte d'état civil ;

7° l'erreur portant sur l'un ou les prénoms mentionnés dans un acte de naissance, sur production du certificat d'accouchement ou d'une copie du registre des naissances détenu par l'établissement du lieu de l'accouchement ;8° l'erreur portant sur la présentation matérielle du nom de famille composé de plusieurs vocables dans les actes d'état civil.

L'intéressé ou son(ses) représentant(s) légau(x) devra produire à l'appui de sa demande de rectification, une copie intégrale des actes de l'état civil datant de moins de trois mois.L'officier d'état civil, détenteur de l'acte comportant l'erreur initiale procède aux rectifications. Il met également à jour les autres actes d'état civil entachés de la même erreur. S’il n’en est pas dépositaire, il transmet un avis de mention à chacun des officiers d'état civil concernés.

Le procureur de la République garde donc une partie de sa compétence en matière de rectification puisqu’il devra se prononcer sur tous les autres types d’erreur ou d’omission. Il est aussi désormais compétent pour annuler un acte irrégulièrement établi.

La déclaration conjointe de changement de nom

La loi J21 avait introduit dans l’article 311-23 du Code civil la possibilité pour un parent gravement empêché de se faire représenter par un fondé de procuration spéciale et authentique pour qu’il souscrive en son nom une déclaration conjointe de changement de nom.

Le décret du 6 mai 2017 modifie en conséquence les articles 10 et 13 du décret n° 2004-1159 du 29 octobre 2004. La déclaration conjointe de changement de nom requiert désormais la comparution personnelle des parents ou en cas d'empêchement grave, du ou des fondés de procuration devant l'officier d'état civil.

Mais le décret du 6 mai 2017 va plus loin puisqu’il supprime la compétence territoriale de l’officier d’état civil du lieu de domicile de l’enfant prévue par ce même décret de 2004. À partir du 1^er novembre 2017, les parents pourront donc effectuer une déclaration conjointe de changement de nom devant l’officier d’état civil de leur choix.

Bien que le décret du 6 mai permette d’anticiper certaines réformes, les officiers d’état civil devront vite mettre en place la procédure de rectification d’erreurs ou d’omissions matérielles au sein de leur collectivité car elle est d’application immédiate. Surtout, certains tribunaux ont déjà prévu de transmettre les demandes ne les concernant plus dans les prochaines semaines aux officiers d’état civil compétents.

Sources :

• Décret n° 2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l’état civil
• Arrêté du 31 mai 2017 relatif à la participation financière de l’État au déploiement de COMEDEC